MANAJEMEN WAKTU DAN TEKNOLOGI BARU


KIAT SUKSES MENGELOLA WAKTU

Ada ungkapan lama yang berkata, “Bukanlah sekeras apa Anda bekerja, tapi sepintar apa Anda bekerja.” Walaupun kita menginginkan sebaliknya, kerja keras saja tidak cukup untuk menjamin keberhasilan. Ada banyak orang yang bekerja keras sepanjang hidupnya dan tidak mencapai sukses. Bekerja dengan pintar adalah kemampuan untuk memastikan bahwa sementara Anda bekerja dengan keras, Anda menggunakan cara yang paling produktif untuk menyelesaikan pekerjaan itu. Bekerja dengan pintar adalah kemampuan untuk meakukan tugas, mengevaluasinya, dan melihat bagaimana tugas ini bisa dikerjakan lebih baik lagi pada kesempatan berikut. Bekerja dengan pintar adalah menemukan bagaimana Anda bisa lebih efisien setiap kali Anda melakukan sesuatu. Bekerja dengan pintar adalah memahami apa kekuatan Anda dan membangunnya diatas kekuatan itu. Bekerja dengan pintar adalah ketika Anda mengubah setiap langkah yang Anda ambil menjadi sesuatu yang memberi Anda lebih banyak manfaat ketika Anda melakukannya lagi.

Salah satu tantangan terbesar dalam menjual di tahun-tahun belakangan ini adalah hadirnya teknologi komputer di dalam proses penjualan. Alat bantu lunak Manajemen Kontak, otomatis Wiraniaga, dan Manajemen Hubungan Customer, seperti Best Software ACT and Wiraniaga Logix, dan FrontRange Solutions Goldmine, telah membuat kehidupan banyak wiraniaga lebih mudah. Tidak ada satu program yang bagus dalam segala hal. Butuh waktu dan riset untuk menentukan mana yang bekerja paling efisien bagi Anda dan perusahaan Anda. Namun, tidak peduli seberapa bagus programnya, efektivitas hanya akan tercapai jika sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, dan kalau digunakan dengan benar.

Kita semua punya cara kita sendiri untuk menjadikan pekerjaan lebih efektif, tapi tidak ada orang yang saya kenal yang punya tongkat sihir untuk membuatnya menjadi mudah. Dan saya tidak tahu siapa pun yang sangat sukses yang tidak bekerja dengan keras. Alasan banyak buku dan kaset serta iklan informatif tidak menekankan hal ini adalah karena hal ini bukanlah apa yang ingin diketahui kebanyakan orang–hal  ini tidak baru atau segar atau mengasyikkan. Hal ini sama tuanya dengan bekerja itu sendiri, dan bahkan dengan segala teknologi baru yang hebat, bekerja keras tetaplah cara terbaik untuk mendaki jenjang karier.

Jadi, dimanakah teknologi bisa masuk dalam ramuan untuk bekerja dengan lebih pintar? Apakah semua wiraniaga membutuhkan teknologi untuk sukses? Dan bagaimana teknologi memengaruhi pentingnya hubungan baik yang begitu diandalkan oleh seseorang penjual untuk berbisnis? Kalau ada yang tahu jawaban pertanyan tersebut, ia adalah George Colombo, pendiri Influence Technologies dan penulis Capturing Customers.com. Colombo adalah pakar dalam bidang penjualan dan pemasaran yang dimungkinkan oleh teknologi–dengan kata lain, menggunakan teknologi untuk membuat penjualan lebih efisien dan produktif.

Bagi Colombo, ada tiga cara utama bagaimana teknologi dapat membantu para wiraniaga bekerja dengan lebih pintar.

1. Mengotomatisasi tugas yang Anda tidak punya waktu untuk mengerjakannya. Ada banyak alat bantu lunak yang mengotomatisasi tugas wiraniaga, seperti melacak informasi prospek (siapa yang Anda telepon, kapan Anda menelepon mereka, kapan Anda melakukan tindak lanjut, dan sebagainya) dan informasi pembelian (siapa yang membeli apa, kapan dibelinya, dan kapan pembayaran diterima). Beberapa alat bantu lunak dapat menyediakan ringkasan tentang dimana Anda berada dalam siklus penjualan dengan berbagai customer, bisa menghasilkan daftar 10 teratas (atau sejumlah berapa pun) customer yang telah menghabiskan jumlah dolar terbanyak sepanjang waktu tertentu. Tugas-tugas semacam ini, yang dulunya menyita waktu beberapa jam, sekarang bisa diselesaikan dalam hitungan detik.

Banyak tugas kecil, seperti mengirimkan surat terima kasih, bisa dilakukan hampir tanpa usaha. Semua wiraniaga tahu betapa efektifnya mengirimkan surat terima kasih sesegara mungkin setelah pertemuan atau hubungan telepon pertama dengan customer prospektif. Ini bukan rahasia besar. Tapi persentase penjual yang betul-betul mengirimkan surat seperti itu sangat kecil. Sering kali, alasan satu-satunya untuk tidak melakukannya adalah tidak ada cukup waktu untuk itu. Anda mungkin merasa terbenam dalam surat-menyurat. Anda mungkin memutuskan bahwa prioritas harus diberikan pada pergi keluar dan bertemu customer. Dan Anda mungkin benar. Teknologi memberi Anda kesempatan uuntuk berkonsentrasi pada prioritas Anda, dengan memberi Anda kemampuan untuk mengotomatisasi tugas sederhana, tapi penting, semacam ini. Ada beberapa program computer yang efektif yang memungkinkan Anda untuk membuat sistem yang, dengan satu klik pada mouse, akan menghasilkan surat terima kasih pada hari Anda mengadakan rapat dan mengingatkan Anda untuk menelepon prospek lagi dalam 10 hari (atau urutan kegiatan apa pun yang Anda pilih). Jadi, Anda hanya butuh 10 detik untuk mengirimkan surat, bukan 10 menit.

Apakah bentuk surat standar semacam ini adalah metode ideal untuk berkomunikasi? Tentu saja tidak. Tapi bagi banyak wiraniaga, ini adalah satu-satunya bentuk komunikasi yang betul-betul terkirim. Dan itu berarti prospek yang biasanya lepas dari tangkapan sekarang bisa diubah menjadi customer yang bisa berkembang.

“Di dalam dunia yang sempurna, semua surat Anda akan ditulis tangan dan seluruhnya dipersonalisasikan,” kata Colombo. “Tapi bagi kebanyakan wiraniaga, titik keputusannya bukanlah tulis tangan versus hasil komputer. Titik keputusannya adalah hasil komputer atau tidak terkirim sama sekali. Kalau mengirimkan surat dengan komputer adalah cara satu-satunya dimana komunikasi Anda akan terkirim, maka menurut saya lakukan saja.

2.Aksesibilitas informasi. Dunia penjualan berubah dengan cepatnya. Dulu segala interaksi antara customer dengan perusahan berpusat pada wiraniaga dan customernya. Dalam lingkungan bisnis masa kini, ada banyak orang dalam perusahaan yang akhirnya berbicara dengan customer, seperti operator call center, perwakilan pelayanan customer, atau seseorang dari pengiriman atau operasi. Oleh karena itu, telah menjadi keharusan bagi semua orang untuk memiliki akses pada informasi tentang interaksi Anda dengan customer Anda.

Ketika informasi prospek dimasukkan ke dalam sistem jaringan komputer, semua orang punya akses untuk melihatnya. Satu masalah yang dimasa lalu, hanya bisa dipecahkan oleh wiraniaga, sekarang bisa dipecahkan oleh perwakilan pelayanan customer yang punya akses pada arsip customer. Sebelum adanya komputerisasi, customer biasa mendengar dalih seperti, “Anda perlu berbicara pada wiraniaga tentang hal ini,” atau “Saya tidak bisa membantu Anda tentang hal itu–wiraniaga Anda tidak pernah menyampaikannya pada saya.” Sekarang, customer bisa mendapatkan pemecahan masalah atau jawaban pertanyaan dalam waktu yang lebih singkat, dengan atau tanpa berbicara dengan wiraniaganya. Dan kedua, ini membebaskan wiraniaga untuk melakukan apa yang perlu dilakukannya–yaitu berada di luar sana untuk berjualan.

3.Menambahkan ilmu pada seni. Menjual akan selalu menjadi gabungan antara seni dan ilmu. Adalah “seni” Anda yang akan membawa  Anda ke pintu gerbang–keteguhan hati dan keuletan Anda, sikap Anda, kemampuan Anda untuk membangun hubungan. Menggunakan teknologi tidak akan membuat Anda menghasilkan penjualan. Namun, teknologi bisa membuat seluruh proses penjualan menjadi lebih mudah dan lebih efektif. Teknologi adalah alat bantu untuk meningkatkan kemampuan menjual Anda dengan: 1) membantu Anda meriset prospek sebelum penjualan, dan 2) membantu Anda menjaga kontak dengan customer Anda setelah penjualan.

Kita tidak bisa menghindari kenyataan bahwa teknologi semakin menjadi bagian bisnis semua orang–dan itu adalah hal yang baik. Teknologi dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan customer melalui situs atau dengan E-mail. Teknologi dapat membantu Anda mengumpulkan data dan menciptakan cetakan informasi yang membantu Anda menyusun strategi dan menentukan sasaran penjualan. Banyak customer yang ingin mengetahui bahwa Anda (dan perusahaan Anda) memiliki teknologi untuk menyediakan servis dan dukungan yang mereka butuhkan.

Walaupun demikian, penjualan dilandaskan pada hubungan personal. Mudah sekali terbuai dan terlibat dalam teknologi terkini sehingga Anda terlalu santai dalam jumlah telepon yang Anda lakukan. Saya sering ditelepon oleh berbagai manajer yang berkata, “Tim penjualan saya perlu untuk keluar dan menciptakan lebih banyak bisnis.” Ketika saya menyelidiki masalahnya, saya sering menemukan bahwa para wiraniaga ternyata menghabiskan terlalu banyak waktu tiap harinya memasukkan data ke dalam komputer atau menangani kurva pembelajaran sebuah alat bantu baru–pada waktu dimana mereka seharusnya berjualan. Teknologi itu penting, tapi tidak ada yang bisa menggantikan hubungan manusia.

Sumber   : Strategi SuperSales,  Barry Farber